Base de datos

Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente.

Podemos identificar tres tipos de bases de datos:

-Bases de datos jerárquicas: el objetivo es establecer una jerarquía que enlaza los registros en forma de árbol.

-Bases de datos en red: está conformada por una colección o set de registros, los cuales están conectados entre sí por medio de enlaces en una red.

-Bases de datos relacionales: es el modelo más utilizado y más moderno que intenta representar la base de datos como un conjunto de tablas.

Algunas de las funciones de una base de datos:

-Permitir el acceso concurrente.

-Facilitar el acceso a los datos.

-Evitar la redundancia de los datos, etc.

Componentes esenciales de una base de datos:

En prácticamente cualquier base de datos actual existen cuatro elementos esenciales: tablas, consultas, informes y formularios. Todos son indispensables y necesarios:

• Las tablas permitirán almacenar los datos.
• Con las consultas podremos acceder a los datos almacenados, ordenarlos y filtrarlos por diferentes criterios.
• Los informes serán la forma más eficaz de presentar nuestros datos.
• Con los formularios se facilitan las tareas de introducción de datos.

Para conservar y tratar los datos se deben adoptar medidas dependiendo de la naturaleza de los mismos, pudiendo ser estos:

Medidas de seguridad de nivel básico.

Medidas de seguridad de nivel medio.

Medidas de seguridad de nivel alto.

El ordenador

El ordenador es un dispositivo electrónico que puede hacer cálculo y procesar datos sin intervención humana durante el proceso, así como recibir y enviar información a partir de seguir una serie de instrucciones dadas por programas cargados previamente en el ordenador.

Un ordenador posee instalado un sistema operativo y el resto de programas. En el ordenador podemos almacenar datos y hacer servir otros elementos de almacenamiento, como son:

1) Lápices de memoria o pen drivers:

2) Tarjetas de memoria:

3) DVD

Un aspecto importante para la preservación de toda la documentación e información que tenemos almacenada en un ordenador, es la protección del mismo contra ataques externos. Para ello podemos encontrar los diferentes software:
-Antivirus.
-Cortafuegos.
-Antispam.
-Spyware.

Los lectores y los autores deben garantizar la autenticidad de los contenidos, también deben garantizar que los mismos no hayan sido ni manipulados ni alterados.

Existen dos procedimientos:

El encriptado: El texto se verá ilegible y solamente si introducimos la clave de encriptación correcta, el texto será legible.

Digital Signature Initiative: representa la firma de los recursos de Internet. Estas firmas permitirán garantizar los datos y la autentificación de los documentos.

Técnicas de protección de archivos convencionales e informáticos

En la organización de archivos es muy importante la seguridad y la confidencialidad. Las empresas pueden adoptar diferentes medidas de seguridad para proteger los archivos del robo, la falsificación, etc.
Algunas de estas medidas son las siguientes:
-Guardar duplicados en lugares cercanos
-Establecer cables que bloqueen el acceso a la memoria del  ordenador
-Utilizar cajas o cámaras de seguridad, etc.

Nota: El administrador debe ser el que establezca el nivel de protección de datos y disponga las medidas de seguridad. De la misma manera, que se encargará de autorizar a los usuarios o trabajadores de la empresa, cuando necesiten tener acceso a la información del archivo.

Existe una normativa para proteger el archivo, información y documentación de la empresa; esta normativa basa sus principios en garantizar el tiempo y el espacio como salvaguarda de la privacidad personal.

Los backup: son una forma cómoda de realizar copias de seguridad a determinada información.

Una Copia de Seguridad, es un duplicado de nuestra información más importante, que realizamos para salvaguardar los documentos, archivos, fotos, etc., de nuestro ordenador, por si acaso ocurriese algún problema que nos impidiese acceder a los originales que tenemos en él.

Los sistemas operativos basan su estructura de archivos en carpetas

Clasificamos los archivos que se tienen en el ordenador en los directorios. A través de los directorios, al igual que las carpetas físicas, permiten agrupar los archivos y tenerlos clasificados.

¿Qué elementos utilizamos para ordenar y clasificar los documentos?

Podemos utilizar:
1) Elementos físicos
Instalaciones de archivos:

Mobiliario (Estanterías, armarios, etc.):

Accesorios de soporte y conservación (Carpetas colgantes, subcarpetas, carpetas A-Z, separadores, caja A-Z)

2) Elementos magnéticos
Microfilmes

Archivos informáticos

El Archivo Informático

Aparte del archivo físico, también podemos encontrar información que se maneja bajo un soporte informático.
Actualmente en las empresas se guardan muchos documentos e información de una empresa en programas informáticos.
La información en el archivo informático se puede almacenar en distintos soportes: discos duros, CD-Rom, etc. Por lo que es necesario siempre tener una copia de seguridad.

Ventaja del archivo informático:
Tener la facilidad de separar el contenido del documento, del medio original por el cual fue registrado.

Inconveniente del archivo informático:
Durante el proceso de separación y regrabación, se puede manipular fácilmente, y de esta manera es poco fiable la autenticidad de las copias.

¿De qué manera podemos digitalizar los archivos convencionales?
-Manualmente

-Medios electrónicos (Escáneres de mano, planos,etc)

Organización del archivo activo, semiactivo e inactivo.

La organización de estos tres tipos de archivos, la podemos hacer mediante un archivo central y/o un archivo descentralizado.
Archivo Central: se conservan los documentos e informaciones de la empresa.
Archivo Descentralizado: los archivos se distribuyen por departamentos.

Podemos clasificar la documentación según el grado de actualidad

-El Archivo Activo o los documentos que están en vigor en la empresa: es el archivo al que le daremos más uso en la empresa, aquí encontraremos la información necesaria para desarrollar las actividades diarias. 

-El Archivo Semiactivo:  los documentos que la empresa no requiere necesariamente para su funcionamiento diario, documentos relativos a temas ya finalizados.

-El Archivo Inactivo: documentos de consulta prácticamente nula para el desarrollo del trabajo diario de la empresa. (escrituras, contratos,etc).

¿Para qué aplicamos técnicas de archivo documental?

Para ordenar todos los documentos propios de una empresa (pública o privada), para poder utilizarlos, consultarlos o localizarlos de una manera más rápida y eficaz.

Sistemas de clasificación y ordenación de la información de una empresa

Cada empresa tiene información y posee documentación que se deben de conservar para transmitir posteriormente, es por ello, que la debemos clasificar y ordenar de la siguiente manera:
- Documentación según el desempeño de la función de una empresa.

- Documentación a conservar según el tiempo legal establecido.

- Documentación e información de los inicios y creación de una empresa.

Podemos clasificar los documentos de una empresa de manera alfabética y/o numérica.

-De manera cronológica.

-Por clasificación geográfica.